POLICIES & PROCEDURES

FOR

REIMBURSEMENT

OF EXPENSES

Effective:  April 1996

Revised: May 2007

Aussi disponible en français.

INDEX

POLICY:                                                                                                                                  PAGE

A.  Regulations                                                                                                                                3

B.   The University Corporate Travel Card                                                                                       3

C.  Accountable Advances                                                                                                              3

D.  Responsibilities                                                                                                                          3

E.   Eligibility of Expenses                                                                                                                 4

F.   Incidentals                                                                                                                                 4

PROCEDURES:

For reimbursement of expenses related to TRAVEL

A.  Forms Required                                                                                                                         4

B.   Authorization and Approval                                                                                                       4

C.  Documentation                                                                                                                          5

D.  Eligible Expenses:

1)   Transportation                                                                                                               5

a) Air Travel                                                                                                            6

b) Automobile (Personally Owned)                                                                          6

c) Car Rental and Insurance                                                                                     7

d) Taxis                                                                                                                   7

e) Railway                                                                                                               7

2)   Meals & Incidentals                                                                                                       7

3)   Accommodation                                                                                                            7

4)   Other                                                                                                                            8

E.   Accountable Advances:

1)   Request                                                                                                                         8

2)   Reporting                                                                                                                      8

For reimbursement of expenses - OTHER  (ie. supplies...)

A.  Forms Required                                                                                                                         9

B.   Authorization and Approval                                                                                                       9

C.  Documentation                                                                                                                          9

APPENDICES:

A.  Rates for Allowances                                                                                                               10

B.   Vehicle Rental Rates                                                                                                                10

C.  What Forms to Use and Things to Remember                                                                          11

            1) Travel & Business Expense Reimbursement Report                                                        12

            2) Request for Accountable Advance                                                                                 13

            3) Requisition for Reimbursement                                                                                       14

POLICY

A.  Regulations

These regulations govern the reimbursement of expenses from all funds administered by the University, subject to the availability of such funds, to academic and administrative staff members for reasonable expenses incurred while on approved University business including expenses of a business nature incurred with respect to guests.

"University business" shall include teaching, research, administration and ancillary operations.

Certain granting agencies have established guidelines concerning expenses eligible for reimbursement.  In the event of inconsistencies between such guidelines and these regulations, the granting agency guidelines will apply.

Claims for reimbursement of expenses should be submitted within sixty days following the date on which such expenditure was incurred or fifteen days after end of trip.  Staff members who will be away from the local area for extended periods of time should make some arrangement on campus for this processing during their absence.

B.  The University Corporate Travel Card

The Scotiabank Travel Visa Card is available to all full-time appointed academic and administrative staff members who travel sufficiently to warrant its use.  If you would

like to obtain information regarding the Scotiabank Travel Visa Card, please contact

Huguette Robidas at ext. 3046 or email “hrobidas@laurentian.ca”.

C.  Accountable Advances

The Scotiabank Travel Visa Card is available because cash advances have been discontinued for University business travel (other than in exceptional circumstances and when specially arranged with the Accounting Services Office.  For example, when travel is to a remote area or when team travel is involved).

D.  Responsibilities

      (i)      The claimant is responsible for ensuring that claims for reimbursement are in conformity with these regulations.

      (ii)     The authorized approving officer is responsible for ensuring that only claims for legitimate University expenses are paid.

      (iii)    The Financial Services Office is responsible for the review of expense claims, but does not approve such claims.

E.   Eligibility of Expenses

      (i)      Expenditures for which reimbursement is claimed must be supported by original vouchers.  Credit card vouchers are not acceptable for this purpose, except in support of meal costs and gasoline.

      (ii)     Staff members using their Scotia Bank Visa Card or other credit card to purchase airline tickets in advance may submit the credit card charge form issued by the travel agency to support their claim for reimbursement of expenses.  The "airline ticket stubs must be submitted " to the Treasury Office within fifteen days of the end of any trip.

      (iii)    Reimbursement of expenditures will only be made directly to claimants.  The University accepts no responsibility for amounts billed directly to the University.

F.   Incidentals

The specific nature of expenditures must be identified.  Amounts designated "Sundry or Miscellaneous" on an expense claim will not be reimbursed.

PROCEDURES

FOR TRAVEL EXPENSES

A.  Forms Required

(i)            For the actual expense accounting use the “Travel & Business Expense Reimbursement Report” form.

(ii)          To request a travel advance use the “Request for Accountable Advance” form.

(iii)         To report the expenses for a travel advance use the “Accountable Advance Settlement Report” form found at the bottom of the “Request for Accountable Advance" along with the "Travel & Business Expense Reimbursement Report" form.

B.  Authorization and Approval

      (i)      All travel on University business, irrespective of the source of funds, requires prior authorization.

      (ii)     Claims for reimbursement of travel expenses must be approved by the next reporting level of authority before payment will be made.  Exception:  Contractual Allowance (00-2xxxxx-xxxx) to be approved by the Dean.

      (iii)    Any exception to these regulations must be approved by the Director, Financial Services (e.g. specific arrangements for group travel under specified conditions).

C.  Documentation

      1)   Complete the "Travel & Business Expense Reimbursement Report" form.  This must be approved by the appropriate party and submitted to Accounts Payable, Treasury within fifteen days of the end of a trip. 

            Expenses should be itemized and recorded on a daily basis for the duration of any trip.

      2)   Only original receipts will be acceptable to support a claim.  Cancelled cheques, credit card statements or charge slips, photocopies or carbon copies are not acceptable.  An exception has been made in the case of meal costs and gasoline for which a credit card voucher will be accepted.

      3)   For air travel, the carbon copy of the airline ticket is required.  Where an academic or administrative staff member uses the "Scotiabank Travel Visa Card" to purchase an airline ticket in advance and submits a claim for reimbursement prior to completion of travel, the credit card charge form issued by the travel agency may be used to support the claim for reimbursement of expenses.  This type of transaction will be recorded as an advance pending submission of the carbon copy of the airline ticket after the trip has been completed.

      4)   A staff member who has been reimbursed by the University for airline tickets purchased in advance and who is subsequently required to cancel the trip is to submit to Accounts Payable a personal cheque payable to the University for the amount originally claimed along with the credit card refund notice issued by the travel agent.  Please identify on the back of the cheque the account number to be credited. 

            Credit balances on Scotiabank Visa accounts arising from such cancellations will be refunded by the Scotiabank upon request of the cardholder.

      5)   A staff member may elect to use a personal credit card in the payment of expenses if this is the most convenient means of doing so.  However, the annual card fee or any service charge related to the use of a personal credit card is the sole responsibility of the staff member and is not reimbursable by the University.

            In the event that a personal credit card is used in payment of a reimbursable expense, an invoice or itemized receipt must be submitted with the expense claim.

D.  Eligible Expenses

1)  Transportation

      -     Travel should be by the most direct route and economical means of transportation.

      -     Expenses incurred due to unnecessary stopovers will be at the staff member's personal expense.

      Please Note:         Purchase Orders are not to be used to purchase airline tickets or for renting vehicles.  These are to be charged to the staff member's Scotiabank Visa card or personal credit card and submitted on a "Travel & Business Expense Reimbursement Report" form.  Any exceptions to the above must be approved by the Purchasing Department. 

a)   Air Travel

      -     The most economical fare tariff should be obtained.

      -     Excess baggage charges will be allowed only where, in the opinion of the approval -authority, such additional charges are incurred for the specific purpose of the trip.

      -     The staff member is responsible for obtaining refunds for all unused portions of airline tickets.

b)   Automobile (Personally Owned)

-     Mileage allowance will be granted for short journeys where this constitutes the most economical or efficient means of transportation.

-     Where, due to the distance involved, air fare would be more economical, the maximum allowance claimable will be equivalent to that fare.

-     Mileage allowance will be granted for only one automobile where persons travelling together could reasonably be expected to travel in one automobile.

-     The kilometre rate set out in Appendix A is inclusive of insurance (any deductible costs), storage, maintenance, fuel, repair, towing, and charges in connection with traffic violations.  However, specific charges for parking, bridge, ferry and highway tolls while on University business will be reimbursed.

-     When flying is the least expensive mode of travel the staff member is permitted to claim mileage to and from the airport and the related parking cost.

      Please note: The Purchasing Department has negotiated an automobile rental agreement for all Laurentian University employees with Tilden Rent-A-Car:  a daily rate for an automobile and no kilometre charges (Appendix B).  Also, if the rental contract is in accordance with the attached memo, liability insurance will be waived.

            Depending on the circumstances, it may be less expensive to rent a vehicle at $38/day and pay the gas rather than using a personal vehicle and submitting the mileage allowance of $0.42/km.  Please refer to the following example for a return trip from Sudbury to Toronto:  

            1)   Use of own vehicle: Kilometre allowance - 800 km @ .42/km                                     $336

2)   Rental (assuming 2-day rental):        2 days @ $38/day                                   $76

Gas (20 mpg or 7 km/litre)

800 / 7 = 114 litres @ $0.87/litre               99         175

            Savings realized by renting rather than submitting allowance      $161

c)         Car Rental & Insurance

            i)    Car Rental

                  -     Reimbursements will include the rental, gasoline and collision waiver charges required to be paid to rental agents.

            ii)   Insurance for Rental Vehicles (Memorandum dated January 21, 1992)

                  -     When renting vehicles from any commercial car rental agency the Collision Damage Waiver does not have to be paid.  This coverage is provided by Laurentian University's insurance program.

                  -     The coverage provides up to $25,000 protection for physical damage to vehicles leased to the University and driven by University employees or students. There is a $250 deductible for both collision and comprehensive losses.

                  -     This coverage provides insurance only when leasing vehicles for terms of 30 days or less. If a vehicle is leased for more than 30 days (or if a shorter lease is extended to a total of more than 30 days), you must notify Purchasing who will ensure the proper documents are filed with our insurer.

                  -     It is imperative that Laurentian University's name appears on the rental contract even if the staff member will be paying for the rental with a credit card.  In this situation you must list "Laurentian University c/o your name" on the lease.

                  -     For further details regarding Laurentian's insurance policy, please contact the Manager, Purchasing and Insurance Services.

      d)   Taxis

            -     A taxi may be used by a staff member where this represents an economical means of transportation.

            -     The starting point and destination of the trip must be indicated.

            -     An airline bus or limousine should normally be used for transportation to or from an airport or other transportation terminal.

      e)   Railway

Railway charges shall not exceed Club Car accommodation for day travel, or standard lower berth or roomette for overnight travel.

2)   Meals and Incidentals

      -     A staff member may claim the actual cost of meals up to the fixed daily allowance without submitting receipts (See Appendix A).

      -     A staff member cannot claim the per diem allowance on behalf of another person.

      -     The per diem meal allowance will not apply where meals are included as part of another reimbursable item (e.g., meal included in the transportation charge or/in conference registration fees, etc.).

3)  Accommodation

      -     If a staff member is required to spend more than one continuous month in a single location, appropriate arrangements for suitable rental or board and lodging accommodation at weekly or monthly rates should be made prior to or as soon as possible after the start of the travel period.

-         When accompanied by a spouse the staff member is to reduce double room hotel accommodation rates accordingly.

      Note:  Purchase Orders are not to be used to book or pay for accommodations.  These are to be charged to the staff member's Scotiabank Visa card or personal credit card and submitted on a "Travel & Business Expense Reimbursement Report" form.  Any exceptions to the above must be approved by the Purchasing Department. 

4)      Other

      Costs of obtaining passport, visa, or traveller's medical insurance are not allowable unless incurred for the sole purpose of the trip.

E.   Accountable Advances

1)   Request

      -     As noted in the University Policy on Reimbursement of Expenses, cash advances are not allowed except in exceptional circumstances and when specially arranged through the Accounting Services Office.  For example, when travel is to a remote area or when team travel is involved.

      -     The "Request for Accountable Advance" form must be completed, authorized in the same manner as other expense reimbursements, and forwarded to Accounting Services for approval.  You should ensure sufficient time is provided for the approval process in order that any payment can be processed in the requested time.

2)   Reporting

      -     An "Accountable Advance Settlement Report" form (the bottom part of the "Request for Accountable Advance" form) must be submitted within fifteen days of the end of a trip.  A "Travel & Business Expense Reimbursement Report" form duly completed must be attached; refer to Procedure for details.

            -     Payment of accounts due to Laurentian University must accompany this report.  Reimbursements to employees will follow within 10 working days after submission of the report.

FOR REIMBURSEMENT OF EXPENSES - OTHER  (ie. supplies...)

A.  Forms Required

      For the actual expense accounting use the "Requisition for Reimbursement" form.

B.  Authorization and Approval

      Claims for reimbursement of expenses must be approved by the individual responsible for the budget in question before payment will be made.

      Exception:  Contractual Allowance (Budget No. 00-2xxxx-xxxx) to be approved by the Dean.

C.  Documentation

      1)   Complete the "Requisition for Reimbursement" form.  This must be approved by the appropriate party and submitted to Accounting Services.

      2)   Only original receipts will be acceptable to support a claim.  Cancelled cheques, credit card statements or charge slips, photocopies or carbon copies are not acceptable.

      3)   A staff member may elect to use a personal credit card in the payment of expenses if this is the most convenient means of doing so.  However, the annual card fee or any service charge related to the use of a personal credit card is the sole responsibility of the staff member and is not reimbursable by the University.

      In the event that a personal credit card is used in payment of a reimbursable expense, an invoice or itemized receipt showing that payment has been made in full must be submitted with the expense claim.

APPENDICES

APPENDIX A – Rates for Allowances                                            

      KILOMETRAGE ALLOWANCE

      The kilometre rate allowed for use of a personally owned automobile, while on approved University business is $0.42 per kilometre (effective Sept. 1, 2005)

PER DIEM ALLOWANCES

      Meals -                     Fixed per diem meal allowances may be claimed without receipt, (in lieu of specific expense reimbursement) as follows:

                                                            Breakfast          $10.00

                                                            Lunch               $12.00

                                                            Dinner              $23.00

                                                            TOTAL           $45.00

      Accommodations -    For private accommodation provided by friends or relatives $30.00 per night.

APPENDIX B – Vehicle Rental Rates (rates in effect until June 30, 2006)

Although Laurentian University receives unlimited kilometres on car rentals, it is imperative to note that this is for University approved business only.  The agreement is for unlimited mileage within the province of Ontario and western Quebec.  For all other destinations, and prior to your departure, please consult with the rental companies regarding kilometre caps.  The intention of unlimited kilometres is to provide the University with an excellent rental value when travelling on University business.

POLITIQUES  ET PROCÉDURES

TOUCHANT LE

REMBOURSEMENT

DES DÉPENSES

En vigueur : Avril 1996

Révisé : Mai 2007

                                                                                                                       Also available in English.

INDEXES

POLITIQUE :                                                                                                                          PAGE

A.  Règlements...........................................................................................................................     3

B.   La carte-voyage de l’Université.............................................................................................     3

C.  Avances à justifier.................................................................................................................     3

D.  Responsabilités.....................................................................................................................     3

E.   Admissibilité des dépenses....................................................................................................     4

F.   Frais accessoires..................................................................................................................     4

PROCÉDURE :

Relative au remboursement des frais de VOYAGE

A.  Formules à présenter............................................................................................................     4

B.   Autorisation et approbation...................................................................................................     4

C.  Documentation.....................................................................................................................     4

D.  Dépenses admissibles :

      1)   Transport.......................................................................................................................     5

            a)   Voyages en avion.....................................................................................................     6

            b)   Voiture particulière...................................................................................................     6

            c)   Location d'une voiture et assurance...........................................................................     6

            d)   Taxis........................................................................................................................     7

            e)   Train........................................................................................................................     7

      2)   Repas et frais accessoires...............................................................................................     7

      3)   Logement.......................................................................................................................     7

      4)   Divers............................................................................................................................     8

E.   Avances à justifier :

      1)   Demande........................................................................................................................     8

      2)   Justification.....................................................................................................................     8

Relative au remboursement d'AUTRES dépenses (par ex. fournitures ...)

A.  Formules à présenter............................................................................................................     9

B.   Autorisation et approbation...................................................................................................     9

C.  Documentation.....................................................................................................................     9

ANNEXES :

A.  Taux des indemnités..............................................................................................................   10

B.   Location d'une voiture...........................................................................................................   10

C.  Formules à utiliser et Points à se rappeler..............................................................................   11

      1) Demande de remboursement des frais de voyages et dépenses d'affaires............................   12

      2) Demande d'avance à justifier.............................................................................................   13

      3) Demande de remboursement............................................................................................   14

POLITIQUE

A.  Règlements

Les présents règlements régissent le remboursement au moyen de tous les fonds administrés par l'Université, sous réserve de leur disponibilité, des dépenses raisonnables encourues par les membres du personnel enseignant et administratif pour les affaires de l'Université, y compris les dépenses d'affaires encourues en rapport avec des invités.

Les "affaires de l'Université" comprennent l'enseignement, la recherche, l'administration et les services auxiliaires.

Certains organismes subventionnaires ont formulé des lignes directrices en ce qui concerne les dépenses remboursables.  Si les présents règlements ne concordent pas avec les lignes directrices d'un organisme subventionnaire, ces dernières s'appliqueront.

Il faut présenter les demandes de remboursement dans les soixante jours suivant la date de la dépense ou les quinze jours qui suivent le retour de voyage.  Les membres du personnel qui seront absents de la région pendant des périodes prolongées devraient prendre des dispositions sur le campus pour l'acheminement des demandes en leur absence.

B.  Carte-voyage de l’Université

      La carte-voyage Visa Banque Scotia est offerte à tous les membres à plein temps du personnel enseignant et administratif qui voyagent suffisamment pour en justifier  l'emploi.  Si vous désirez des renseignements au sujet de la Carte commerciale Scotia, veuillez vous adresser à Huguette Robidas, bureau des services financiers, poste 3046 ou par courrier électronique “hrobidas@laurentienne.ca”.

C.  Avances à justifier

La carte-voyage Visa Banque Scotia est à la disposition du personnel car l'Université n'accorde plus d'avances en espèces à ceux qui voyagent pour les affaires de l'Université (sauf dans des cas exceptionnels, lorsque les arrangements seront faits avec le Service de comptabilité.  Exemple:  un voyage vers une destination éloignée ou un voyage en groupe).

D.  Responsabilités

(i)      La personne qui réclame le remboursement doit s'assurer que la demande de remboursement est conforme aux présents règlements.

(ii)     L'agent d'approbation autorisé doit veiller à ce que seules soient réglées les demandes de remboursement de dépenses légitimes de l'Université.

      (iii)    Le Bureau des services financiers examine les demandes de remboursement de dépenses mais ne les approuve pas.

E.   Admissibilité des dépenses

(i)      L'original des pièces justificatives doit accompagner la demande de remboursement.  Les copies de factures payées au moyen d'une carte de crédit ne sont pas acceptables à cette fin, sauf pour certaines dépenses comme les repas et l'essence.

      (ii)     Les membres du personnel qui utilisent la carte-voyage de l'Université ou leur carte personnel pour acheter des billets d'avion à l'avance peuvent présenter la facture de carte de crédit délivrée par l'agence de voyage pour justifier leur demande de remboursement des dépenses.  Il faut présenter la" copie du billet d'avion " dans les quinze jours qui suivent le retour de voyage au Bureau du trésor.

(iii)    Les dépenses sont remboursées uniquement au membre du personnel qui a présenté la demande.  L'Université n'accepte aucune responsabilité pour les montants qui lui sont facturés directement.

F.   Frais accessoires

Il faut bien préciser la nature des dépenses.  Aucun montant intitulé "Divers" ne sera remboursé.

PROCÉDURE

RELATIVE AU REMBOURSEMENT DES FRAIS DE VOYAGE

A.  Formules à presenter

(i)      Pour justifier les dépenses effectuées, utilisez la «Demande de remboursement des frais de voyage et dépenses d'affaires».

      (ii)     Pour demander une avance de voyage, utilisez la «Demande d'avance à justifier».

(iii)    Pour justifier les dépenses reliées à une avance de voyage, utilisez la formule de «Règlement de l'avance à justifier» au bas de la «Demande d'avance à justifier» ainsi que la «Demande de remboursement des frais de voyage et dépenses d'affaires».

B.  Autorisation et approbation

(i)      Avant de faire un voyage pour les affaires de l'Université, il faut en obtenir l'autorisation, peu importe la provenance des fonds.

(ii)     Avant que le paiement ne soit fait, le supérieur immédiat doit approuver la demande de remboursement  de  dépenses.   Exception  :  les  allocations  contractuelles   (budget 00-2xxxx-xxxx) exigent l'approbation du doyen.

(iii)    Le Directeur, Services financiers doit approuver toute exception à ces règlements, par ex. des arrangements particuliers pour un voyage en groupe dans des conditions spécifiées.

C.  Documentation

      1)      Remplir la demande de remboursement des frais de voyage et dépenses d'affaires lorsqu'il y a lieu.  La  faire approuver par la personne appropriée et la transmettre au Trésor (Section des comptes créditeurs) dans les quinze jours qui suivent le retour de voyage.

Pendant le voyage, il importe d'inscrire quotidiennement les dépenses encourues.

2)      Seuls les originaux des reçus sont acceptables pour justifier une demande de remboursement.  Les chèques oblitérés, les relevés de compte ou factures de cartes de crédit, les photocopies et les copies carbone ne sont pas acceptables.  Il existe toutefois une exception : les factures de cartes de crédit sont acceptées pour les repas et l'essence.

3)      Dans le cas des voyages en avion, il faut présenter la copie carbone du billet d'avion.  Lorsqu'un membre du personnel enseignant ou administratif utilise la carte-voyage Visa Banque Scotia pour acheter un billet d'avion à l'avance et présente une demande de remboursement avant son retour de voyage, il peut annexer la facture de carte de crédit délivrée par l'agence de voyage pour justifier sa demande de remboursement.  Ce genre d'opération sera inscrit comme une avance en attendant de recevoir la copie carbone du billet d'avion à la fin du voyage.

4)      Si l'Université a remboursé le prix de billets d'avion achetés à l'avance et que le membre du personnel se trouve ensuite dans l'obligation d'annuler le voyage, il doit remettre à la Section des comptes créditeurs un chèque personnel payable à l'Université pour le montant réclamé à l'origine, accompagné de l'avis de remboursement délivré par l'agence de voyage.  Il faut inscrire au verso du chèque le numéro du compte à créditer.

Si le titulaire de la carte en fait la demande, la Banque Scotia lui remboursera le solde créditeur à son compte Visa Banque Scotia qui résulte de telles annulations.

5)      Les membres du personnel peuvent utiliser une carte de crédit personnelle pour payer des dépenses si cela s'avère le moyen le plus commode.  Cependant, ils sont seuls responsables de la cotisation annuelle et des frais de gestion relatifs à une telle carte de crédit personnelle et ne recevront aucun remboursement de l'Université à ce titre.

Si un membre du personnel utilise une carte de crédit personnelle pour payer une dépense remboursable, il doit annexer une facture ou un reçu détaillé à sa demande de remboursement.

D.  Dépenses admissibles

1)  Transport

                          Pour les déplacements, il faut emprunter la voie la plus directe et un moyen de transport économique.

                       Les dépenses reliées   des arr ts inutiles seront   la charge du membre du personnel.

Il ne faut pas utiliser des bons de commande pour acheter des billets d'avion ou louer des voitures. Les membres du personnel doivent utiliser à cette fin leur carte-voyage Visa Banque Scotia ou leur carte de crédit personnelle et présenter une " demande de remboursement des frais de voyage et dépenses d'affaires ". Toute exception doit recevoir l'autorisation du Service des achats.

a)   Voyages en avion

                       Il faut obtenir le tarif le plus économique.

                                   ................................................................................................................................ Les frais pour excédent de bagages ne sont admis que si, de l'avis de l'autorité compétente, ces frais supplémentaires sont encourus expressément aux fins du voyage.

                       Il appartient au membre du personnel d'obtenir les remboursements pour toutes les parties inutilisées des billets d'avion.

b)   Voiture particulière

                       L'indemnité de millage sera accordée pour les trajets courts lorsque la voiture s'av re le moyen de transport le plus économique ou efficace.

                       Si, en raison de la distance, il serait plus économique de prendre l'avion ou le train, l'indemnité maximum autorisée correspondra au prix du billet d'avion ou de chemin de fer.

                                   ................................................................................................................................ Dans les cas o  les personnes qui voyagent ensemble peuvent raisonnablement prendre place dans une voiture, l'indemnité de millage ne sera accordée que pour une seule voiture particuli re.

                       Le taux de kilométrage indiqué   l'annexe A comprend l'assurance (frais de franchise), l'entreposage, le carburant. l'entretien, la réparation, le remorquage et les contraventions.  Seront toutefois remboursés les montants versés au titre de frais de stationnement et de péages (ponts, traversiers, routes) au cours de voyages pour les affaires de l'Université.

                       Lorsqu'il s'agit du moyen de transport le plus économique, les membres du personnel peuvent réclamer l'indemnité de millage pour le trajet entre leur domicile et l'aéroport et les frais de stationnement afférents.

A noter : Le Service des achats a négocié un contrat de location de voiture avec Tilden Rent-A-Car pour tous les employés de l'Université Laurentienne, à un tarif quotidien et sans taux de kilométrage (voir l'Annexe B). En outre, si le contrat de location est conforme aux dispositions de la note ci-jointe, l'assurance-responsabilité civile ne sera pas exigée.

Suivant les circonstances, cela peut coûter moins cher de louer une voiture à 38 $ par jour et de payer l'essence que d'utiliser sa propre voiture et de réclamer l'allocation kilométrique de 42 cents. Veuillez vous reporter à l'exemple ci-dessous d'un voyage aller-retour Sudbury-Toronto.

                         1)        Voiture particulière : Allocation kilométrique - 800 km @ 42 ¢/km           336 $

 2)  Location (pour 2 jours) :       2 jours à 38 $                                                   76 $

                                                              Essence (20 milles au gallon ou 7 km/litre)

800 / 7 = 114 litres à 87 ¢/litre                                                                                                    99            175  

Économie réalisée en louant une voiture au lieu de réclamer l'allocation                              161 $

      c)   Location d'une voiture et assurance

i)    Location d'une voiture

                       Les remboursements comprennent les montants exigés par l'agence de location pour la voiture, l'essence et l'assurance-collision sans franchise.

ii)   Assurance pour véhicules loués (Note de service du 21 janvier 1992)

                       Il n'est pas nécessaire de payer l'assurance-collision sans franchise lorsque vous louez un véhicule de toute agence de location.  Le programme d'assurance de l'Université Laurentienne comprend cette garantie.

                       Cette garantie assure une protection maximum de 25 000 $ contre les dommages matériels aux véhicules loués   l'Université et conduits par des employés ou des étudiants de l'Université.  Une franchise de 250 $ s'applique aux pertes générales et   celles subies   la suite d'une collision.

                       Cette assurance ne s'applique qu'aux véhicules loués pour une période de 30 jours ou moins.  Si on loue un véhicule pour plus de 30 jours (ou si une période de location plus courte est prolongée au del  de 30 jours), il faut en informer le bureau des Achats afin qu'il fasse parvenir les documents appropriés   notre assureur.

                       Il importe que le nom de l'Université Laurentienne figure sur le contrat de location m me si vous utilisez votre carte de crédit pour régler le compte.  Vous devez alors inscrire sur le contrat "Université Laurentienne a/s (votre nom)".

                       Si vous désirez plus de détails au sujet des assurances, communiquez avec le Chef, Services des achats et assurances.

d)   Taxis

                       Les membres du personnel peuvent prendre un taxi lorsqu'il s'agit du moyen de transport le plus économique.

                       Il faut indiquer le point de départ et la destination.

                       Normalement, on doit prendre l'autobus ou la limousine de la compagnie aérienne pour se rendre   l'aéroport, en revenir ou se rendre   un autre terminus.

e)   Train

Le coût du voyage en chemin de fer ne doit pas dépasser le prix d'un fauteuil dans une voiture-club le jour, ou d'un lit du bas ou d'une chambrette la nuit.

2)   Repas et frais accessoires

           Les membres du personnel peuvent réclamer le remboursement du co t réel des repas jusqu'  un montant quotidien fixe sans présenter de reçus (voir annexe A).

                             Un membre du personnel ne peut pas réclamer l'indemnité quotidienne pour une autre personne.

                       L'indemnité de repas quotidienne ne s'applique pas lorsque les repas sont compris dans un autre article de dépense remboursable (par ex. les repas compris dans les frais de transport, les droits d'inscription   une conférence, etc.).

3)  Logement

                       Si un membre du personnel doit faire un séjour ininterrompu de plus d'un mois au m me endroit, il doit prendre des dispositions avant son départ ou le plus tôt possible par la suite pour louer un logement convenable ou demeurer en pension   un tarif hebdomadaire ou mensuel.

                       S'il est accompagné, le membre du personnel doit réduire en conséquence le prix de la chambre d'hôtel pour deux personnes.

Il ne faut pas utiliser un bon de commande pour réserver une chambre ou régler la note.  Les membres du personnel doivent utiliser à cette fin leur carte-voyage Visa Banque Scotia  ou leur carte de crédit personnelle et présenter une " demande de remboursement des frais de voyage et dépenses d'affaires ". Toute exception doit recevoir l'autorisation du Service des achats.

4)  Divers

Les frais encourus afin d'obtenir des passeports, des visas ou une assurance pour couvrir les services médicaux dispensés à l'étranger ne sont pas admissibles à moins qu'ils ne soient encourus uniquement aux fins du voyage.

E.   Avances à justifier

1)  Demande

           Ainsi qu'il est indiqué dans la Politique de l'Université touchant le remboursement des dépenses, les avances   justifier ne sont accordées que dans des cas exceptionnels, lorsque les arrangements sont faits avec le bureau de Service de comptabilité.  Exemple:  un voyage vers une destination éloignée ou un voyage en groupe.

                             Le cas échéant, il faut remplir une Demande d'avance   justifier et obtenir l'autorisation voulue comme pour les autres demandes de remboursement, et soumettre la formule   l'approbation du bureau de Service de comptabilité.  Il faut prévoir un délai suffisant pour le processus d'approbation afin de recevoir l'avance au moment voulu.

2)      Justification

                       Il faut soumettre une formule de «R glement de l'avance   justifier» (qui se trouve au bas de la «Demande d'avance   justifier») dans les quinze jours suivant le retour de voyage et y annexer une «Demande de remboursement des frais de voyage et dépenses d'affaires» d ment remplie. Les détails sont énumérés dans la Procédure.

                             Le paiement des montants dus   l'Université Laurentienne doit accompagner ce rapport.  Les membres du personnel recevront leurs remboursements dans les dix jours ouvrables suivant la présentation de la demande.

REMBOURSEMENT D'AUTRES DÉPENSES

A.  Formules à présenter