Applying for Graduate Studies in Psychology:

A 12-Step Program

Jay Bavel - University of Alberta

Anyone applying for graduate school must be suffering from some form of psychosis, and if not they soon will be.  The pay is low, hours are long, and the rejection rate is very high!  But fear not, for I have developed an intensive 12-step program to assist even the most mediocre of students.  Be forewarned, these suggestions are based on my own research into graduate studies and may not accurately depict all graduate programs.

            1.  The first step is asking yourself why you want to attend graduate studies?  Graduate school is a challenging and rewarding career alternative for many students.  However, it requires a serious commitment, and can be a difficult and time-consuming process.  Do some soul searching and pursue what you love.

            2.  The next phase is determining which route you find most interesting. The four primary categories of graduate study in psychology include Counseling, Clinical, Applied, and Experimental programs.  Each of these categories encompasses several sub-categories such as Cognitive, Industrial/Organizational, Cultural, Social, Behavioral, Developmental, Theoretical, Quantitative, Environmental, Personality, etc.  The earlier in your undergraduate degree, and the more specific interests you can define, the more successful your application will be. If possible, take an independent study or volunteer for a professor to explore your interest in an area.

            3.  Buy a calendar during your third year if possible, and create a timeline for your application.  Start by collecting the deadlines for applications, which for most programs, will range between December 15^th and March 1^st.  Work backwards from this date to create a timeline.  Remember to account for things like submitting your application at least a week in advance (the earlier the better).  Use the guidelines for attaining admission criteria (see steps 6 to 10) to develop a timeline that works for you.  Remain mindful of GRE deadlines, reference letters, and $$$ (application fees range between $35-$65).

            4.  Do your research!  I cannot stress this point enough.  Graduate school requires an intensive investment of time and energy, an to enhance your success and happiness it is essential that you make an informed choice.  The CPA provides direct links to psychology and educational psychology departments across Canada (www.cpa.ca/graduate/guide.html).  Alternative sources of information include graduate students, professors, and graduate or undergraduate student advisors.  I recommend adopting a local graduate student – most are a long way from home and will enjoy your inquiries and companionship.

            5.  Learn to love admission criteria.  Most departments post the minimum criteria in terms of Grade Point Average or GPA (over the last two years), Graduate Records Exam (GRE) percentiles, and non-objective criteria (e.g., reference letters, statement of interests, previous research activity, work/clinical experience, and extracurricular activity).  Minimum requirements are deceiving, so it may be more insightful to compare the median score of students entering the previous year.  Median GPA and GRE scores are published in the CPA Graduate Guide (www.cpa.ca/graduate/guide.pdf) and the annual APA Graduate Study in Psychology.

            6.  Most programs in psychology require a GPA of roughly 3.5/4.0 (80%) or higher.  While a high GPA is critical for acceptance, it is not as difficult as it appears.  Most departments focus on GPA over the last two years of University.  This excludes courses during the last semester of University for those students who apply during their final year on their undergraduate degree.  Graduate admission committees also look carefully at trends in GPA, and prefer a recent upward trend.  They also focus on grades in psychology, statistics, research, and methodology courses.  For admission into Clinical or Counseling programs, it may be important to demonstrate success in related courses (i.e., Clinical Psychology and Counseling).  Getting to know your professors, understanding the system, and addressing your own weaknesses are important for academic success.  If you tend to procrastinate, like myself, try to counter this limitation by using a day planner for all your activities, and impose deadlines for small sections of large projects.

            7. Beating the dreaded GRE is especially important for clinical and experimental programs.  The first step is to determine if you need to complete the GRE General, the GRE Subject, or both.  Next, determine when you need to complete the GRE(s) so that your final score will be delivered to the department(s) before the admission deadline(s).  Scores will take about 4-6 weeks for the paper test and 10-15 days for the computerized test (see http://www.gre.org/getscore.html).  Bring the names of four departments to which you intend to apply, to the GRE test and they will send your scores at no cost.  The GRE is a timed standardized test used as the basis for comparison with other students.  Your raw score (between 200-800) is converted to a percentile based on how you compare to other students.  Scoring in the 80^th percentile indicates that you scored above 80% of previous students on a particular scale.  The GRE General is divided into three scales: Verbal, Quantitative, and Analytical.  Psychology departments usually focus on Verbal and Quantitative scores. The GRE Subject asks questions directly related to psychology, so try studying an introductory psychology text.  The key to success is to become familiar with the testing situation and practice questions from study guides.  Expensive training sessions are available if you find the study guide challenging.

            8.  Obtaining great letters of reference is an essential aspect of most applications.  Most programs request at least three (or possibly two) referees who can speak about your potential as a graduate student.  It is usually best to select referees who know you well, either through research or through small, intensive classes.  Make an office appointment with your selected referees at least one month before your application deadline(s).  During the meeting, ask if they are able to provide you with a “good reference,” if so, proceed to supply them with the appropriate application materials and deadlines for each institution to which you are applying.  Include any stamped and addressed envelopes.  Take the time during your meeting to review your transcript, GRE scores, resume or CV, letter of intent, a sample of your writing, and any other relevant material.  Be gracious, drop by a week later with a dozen new pencils and a small thank you card – you might need references again next year.

            9.  Writing an excellent statement of intent is an opportunity to distinguish your application from others.  Carefully tailor your statement for each program by highlighting specific aspects that interest you.  Outline which faculty member you intend to work with, what research you hope to conduct, and why you would make a great fit at that institution.  Outline your personal background and professional objectives in a crisp, clear, and brief format (roughly) two typed pages).  If possible, ask two professors to review and edit your statement of intent before you submit your application.  Take as much time as possible to craft a professional statement that objectively describes your own merit and potential.  Remember to identify any potential supervisors in the department, especially if you have made contact with them prior to your application (see step 10).  No, this is not a good place for blackmail from the after-conference party!

            10.  Other non-objective criteria, with importance in parenthesis, include interviews (medium), previous research activity (high), work experience (medium), extracurricular activity (low), and clinically related public service (medium), which is usually considered in clinical and counselling programs.  While these criteria are often less significant to admissions committees than GPA or references, strong applications usually include research activity and professional activities.  Get involved with your local undergraduate psychology students association, register with professional organizations, and get a relevant part-time or summer job.  Not only will these experiences enhance your application, they will expand your understanding of psychology.

            11.  Another tip, especially for experimental programs, is to contact researchers prior to your application. Professors accept few graduate students and invest heavily in them.  Accordingly, they will only accept students who appear to be a ‘good fit.’  Therefore, you should peruse web sites and program information packages to assess the research activities and interests of faculty.  Try to identify one or two researchers at each institution to create a short list, and contact them to determine if they will be accepting any graduate students.  Critically assess publication records of potential supervisors, that is, multiple authorship is indicative of collaborative research with colleagues and graduate students.  And a collaborative relationship with a supervisor is crucial for success.  Research conferences are an excellent setting to learn about research activities and network with potential supervisors. It helps to prepare by reading some of their recent publications in academic journals – your conversation will be informed and impressive (for a change).

            12.  Collect and submit all materials to each of your selected programs.  Ensure that the application represents you in the best possible manner by submitting them on time, presenting neatly typed material, and avoiding spelling or grammatical mistakes.  The best bet is to apply to a broad selection of institutions – your short list.  A local Ph.D. student indicated to me that he only applied to institutions in cities with NHL franchises.  A more balanced approach would include application to roughly nine Universities, including three ‘good’ institutions, where you surpass the competitive admission criteria, and three ‘excellent’ institutions, where you fall slightly below the competitive admission criteria.  Make a call to each department a week later to ensure they received your application.  If not, go back to step one.

            Upon completion of this program, you will hopefully receive several offers of acceptance.  Applicants have until April 15^th to accept or reject an offer of admission.  There are serious consequences for accepting more than one offer, so carefully consider each offer and inquire about funding opportunities.  If you receive more than one offer, decide which is the best and politely notify the other offer of your refusal.  Repeat this process until you have received notice from each application or until you have confirmed admission from your preferred institution.  Once you have accepted an offer, you should start applying for scholarships, fellowships, TA funding, a tuition waiver, and a research assistantship.  Be prepared to find alternative forms of funding, such as a student loan or a part-time job.  Now is not the time to relax and enjoy your success – you need to get started on a thesis!

            Jay Van Bavel will be graduating in June 2002 with a BA in Psychology at the University of Alberta.  He will be attending the CPA annual conference in Vancouver as a presenter, moderator, and an undergraduate campus representative.  Also, he will be applying to MA and Ph.D. programs in Social Psychology across Canada in 2003.

Article reprinted from Psynopsis, Spring 2002, p. 12.

Vous voulez poursuivre des études supérieures en psychologie ?

Voici un programme en 12 étapes pour tenir la route.

Jay Bavel – Université d’Alberta

Quiconque demande à poursuivre des études supérieures doit être atteint de psychose ou ne tardera pas à l’être. La rémunération est médiocre, les heures sont interminables et le taux de rejet est très élevé. Mais, n’ayez crainte, j’ai élaboré en 12 étapes un programme intensif qui profitera aux membres du corps étudiant, même les plus médiocres. Une mise en garde toutefois : les suggestions réunies ici représentent le fruit de mes propres recherches sur les études supérieures et ne pourraient donc se généraliser.

             1.  La première étape consiste à vous demander pourquoi vous voulez entreprendre des études supérieures. Certes, pour beaucoup de personnes, elles constituent une voie de carrière aussi stimulante que prometteuse. Mais, elles exigent un engagement sérieux et peuvent se révéler difficiles et prendre beaucoup de temps. Bref, il faut y réfléchir, mûrement, et s’y engager si elles vous tiennent vraiment à cœur.

             2. La prochaine phase vous amène à déterminer la branche la plus intéressante. En psychologie, il y a quatre branches principales : counselling et psychologie clinique, appliquée et expérimentale. Chacune englobe plusieurs sous-branches, soit psychologie cognitive, industrielle / organisationnelle, culturelle, sociale, comportementale et génétique, études théoriques, quantitatives et environnementales, recherches sur la personnalité et autres. En vous y prenant tôt et en cernant mieux le domaine qui vous intéresse, vous aurez de meilleures chances d’être admis. Autrement, essayez dans la mesure du possible de faire une étude indépendante ou de vous porter bénévole auprès d’un membre du corps professoral afin de pouvoir explorer un domaine qui vous intéresse.

             3. Arrivé en troisième année, achetez si possible un calendrier et établissez des échéances irréductibles, celles de votre demande d’admission. Commencez par la date limite qui, dans la plupart des cas, ira du 15 décembre au 1^er mars. Procédez à reculons en prenant soin de vous accorder des délais suffisants, ce qui vous permettra de déposer votre demande au moins une semaine d’avance. Dans tous les cas, en ce qui a trait aux critères d’admission, les consignes énoncées (voir étapes 6 à 10) vous aideront à établir une chronologie qui vous convient. N’oubliez pas non plus de tenir compte des dates limites des tests GRE de même que des lettres de référence et des frais (entre 35 $ et 65 $) qui doivent accompagner votre demande.

             4.  Faites vos propres recherches. Je ne saurai trop y insister. Les études supérieures exigent beaucoup d’énergie, beaucoup de temps et, pour accroître ses chances d’y réussir et même de bonheur, il faut faire un choix éclairé.  La SCP offre sur son site (www.cpa.ca/graduate/guide.html) des liens directs à tous les départements de psychologie et de psychopédagogie au Canada. Il existe, bien entendu, d’autres sources d’informations précieuses, soit les étudiants en cycles d’études supérieures ou les conseillers d’orientation. Personnellement, je vous recommande « d’adopter » un membre du corps étudiant issu du premier groupe. La plupart, comme vous peut-être, sont loin de chez eux et trouveront plaisir à votre amitié et à répondront à vos questions.

             5. Apprenez à aimer les conditions d’admission. La majorité des départements affichent les conditions de base sous trois rubriques : moyenne pondérée cumulative (au cours des deux dernières années) ou MPC, rang-centile au test GRE et critères non objectifs (lettres de recommandation, déclaration d’intérêt, recherches antérieures, expérience de travail / clinique, activités parascolaires). Or, ces conditions de base sont trompeuses et vous ferez bien de comparer les scores médians des personnes qui ont débuté l’année précédente. Les scores de la MPC et du GRE sont publiés dans le Répertoire des programmes d’études supérieures de la SCP (www.cpa.ca/graduate/guide.pdf) et le rapport annuel sur les études supérieures de l’APA.

             6. La plupart des programmes d’études supérieures en psychologie exigent une MPC de 3,5 à 4,0 environ, soit 80 % ou mieux. Bien que crucial pour être admis, une MPC élevée n’est pas aussi difficile à obtenir qu’il paraisse, puisque la plupart des départements ne tiennent compte que des notes obtenues durant les deux dernières années d’études universitaires. Pour les personnes en dernière année du premier cycle, cela revient à exclure les cours suivis au dernier semestre. De même, les comités de sélection considèrent attentivement la courbe des scores de la MPC et préfèrent une récente tendance haussière. Ils s’attardent aussi sur les notes en psychologie, statistique, recherche et méthodologie. Pour être admis à des programmes d’études cliniques et de counselling, il faudrait avoir réussi les cours apparentés (à savoir psychologie clinique et counselling). Enfin, connaître ses professeurs, comprendre le système et savoir s’attaquer à ses propres faiblesses sont tous là des facteurs déterminants pour qui veut réussir. Si vous avez, comme moi, tendance à tout remettre au lendemain, essayez de vaincre cette fâcheuse habitude armé d’un agenda où toutes vos activités sont planifiées par étapes et assujetties à des dates butoirs.

             7.  Le test GRE, très important pour être admis aux programmes clinique et expérimental, constitue une vraie pierre d’achoppement. Pour ne pas y buter, il vous faudra d’abord savoir à quel saint vous vouer, « GRE General », « GRE Subject » ou les deux. Ensuite, déterminez la date à laquelle vous devez passer les épreuves pour que le résultat final soit communiqué aux départements concernés, sans frais, avant la date limite, ayant pris soin bien entendu d’indiquer le jour de l’examen le nom de ces départements. D’ordinaire, il faut prévoir de 4 à 6 semaines pour avoir le résultat de l’épreuve sur papier et de 10 à 15 jours pour avoir celui du test informatisé (http://www.gre.org/getscore.html). Le GRE est une épreuve standardisée en temps limité servant à comparer les membres du corps étudiant les uns aux autres. Votre score brut (de 200 à 800) est converti en intervalle percentile sur la base de cette comparaison des étudiants, vous-même compris. Un score situé au 80^e percentile signifie que vous êtes dans la tranche supérieure de 80 % des membres antérieurs du corps étudiant suivant une échelle particulière. Le « GRE General » comporte trois échelles : verbale, quantitative et analytique. De règle générale, les départements de psychologie privilégient les scores obtenus aux deux premiers. Le test « GRE Subject » pose des questions directement liées à la psychologie, ce qui veut dire que vous ferez bien de potasser un ouvrage d’initiation à la psychologie. Pour réussir, il faut vous familiariser avec les conditions du test et vous y préparer à partir des questions réunies dans des guides autodidactes. Si vous les trouvez ardus, vous pouvez opter pour des séances de formation coûteuses.

             8. Les lettres de recommandation, de la part de deux ou trois répondants, sont exigées dans la plupart des cas. Souvent, il vaut mieux choisir des membres du corps professoral qui vous connaissent bien, donc aptes à juger de votre potentiel en tant que membre du corps étudiant de deuxième cycle. Au moins, un mois avant la date limite des demandes, prenez rendez-vous avec eux et, le moment venu, demandez-leur s’ils peuvent vous faire une « bonne référence ». Dans l’affirmative, remettez-leur les formulaires à remplir (y compris les enveloppes pré-affranchies) en prenant soin de leur signaler la date limite des établissements respectifs. Prenez le temps de revoir vos acquis (relevé de notes, scores GRE, CV, déclaration d’intérêt, échantillon de vos travaux, etc.). Soyez reconnaissant aussi. Une semaine après, revenez les voir avec une douzaine de nouveaux crayons et une carte de remerciement : vous pourriez avoir encore besoin de références l’année suivante.

             9.  Bien écrite et convaincante, une déclaration d’intérêt fera ressortir votre demande et lui donnera, par  rapport aux autres, une place de choix. Pour y arriver, vous devez l’adapter soigneusement aux exigences de chaque programme qui vous intéresse en mettant en relief des éléments particuliers. Par exemple, vous pouvez nommer les membres du corps professoral avec qui vous comptez travailler ou qui pourraient diriger votre mémoire (voir Étape 10), indiquer le type de recherches que vous espérez mener et préciser en quoi votre candidature conviendrait le mieux à l’établissement. N’oubliez pas non plus de faire valoir, souvent de manière concise en deux pages dactylographiées, vos antécédents et vos objectifs professionnels. Si possible, demandez à deux membres du corps professoral de revoir votre texte avant de l’insérer dans votre demande. En somme, par sa clarté et son caractère sobre, votre déclaration d’intérêt doit faire saisir votre profil et conforter vos ambitions professionnelles en soulignant votre mérite et potentiel individuel.

             10.  Passons aux critères non objectifs dont l’importance est indiquée entre parenthèses et qui sont souvent pris en compte à l’admission aux programmes d’études cliniques et de counselling. Ces critères vont des travaux de recherche antérieure (élevée) aux activités parascolaires (faible), en passant par des entrevues (moyenne), l’expérience de travail (moyenne) et le service public de type clinique (moyenne). Bien que les comités de sélection s’y attardent moins, comparés à la MPC ou aux lettres de recommandation, les demandes de premier rang font souvent état de travaux de recherche et d’activités professionnelles. Inutile donc de vous dire de prendre part aux activités de l’association d’étudiants en psychologie, de devenir membre d’associations professionnelles et de trouver un emploi pertinent en été ou à temps partiel. Ces acquis viendront non seulement donner du poids à votre demande mais élargir aussi votre compréhension du domaine qu’est la psychologie.

             11.  Autre conseil, utile surtout aux personnes qui s’intéressent aux programmes d’études expérimentales, est de communiquer avec des chercheurs avant de déposer votre demande. En général, les membres du corps professoral acceptent peu d’étudiants, leur consacrent beaucoup de temps et tendent, naturellement, à préférer ceux et celles qui semblent leur convenir. Autrement dit, consultez des sites Web et examinez les trousses d’information afin de vous faire une idée des activités de recherche et connaître les domaines d’intérêt des membres du corps professoral. Essayez aussi de communiquer dans chaque établissement avec un ou deux chercheurs pour savoir s’ils acceptent des membres du corps étudiant de deuxième cycle. Évaluez de façon critique la liste de publications des directeurs éventuels, question de voir à quel point ils collaborent avec les collègues et les membres du corps étudiant de deuxième cycle, signe annonciateur de la relation concertée que vous pourrez avoir avec votre directeur, celle-ci étant la clé de la réussite. Sont aussi essentielles dans une certaine mesure les conférences de chercheurs, car vous y prendrez connaissance des travaux en cours et nouerez des relations avec d’éventuels directeurs. Il est aussi bon de lire des publications récentes dans les revues savantes. Ainsi, vous pourrez tenir avec eux des conversations éclairées et les impressionner (pour une fois).

             12. Ramassez et déposez tous les documents exigés. Assurez-vous que votre demande vous présente sous un jour favorable en la soumettant dans les délais impartis, bien dactylographiée, sans erreur grammaticale ni erreur d’orthographe. La meilleure approche consiste à cibler un choix d’établissement. J’ai appris d’un doctorant qu’il s’est borné aux établissements dans les villes dotées d’une franchise de la LNH. Une approche, plus prudente, serait de viser environ neuf universités, dont six sont classées à parts égales « bonnes » et « excellentes », où votre demande satisfait amplement et moyennement aux critères d’admission.  N’oubliez pas d’appeler le département une semaine plus tard pour être sûr que votre demande a été reçue. Sinon, revenez à l’étape 1.

           Après avoir parcouru ces étapes, vous recevrez peut-être plusieurs offres d’admission et aurez jusqu’au 15 avril pour les étudier attentivement, vous informer de l’aide financière et accepter une offre et rejeter les autres. À ce sujet, sachez que vous risquez des conséquences graves si vous acceptez plus d’une offre. Veuillez donc vous contenter de la meilleure et informer poliment les autres établissements de votre refus.  Une fois que vous avez accepté une offre et confirmé votre admission, il vous faudra demander des bourses, un poste d’assistants ou une exonération des droits de scolarité. N’écartez pas la nécessité d’un prêt étudiant ou d’un emploi à temps partiel. Bref, ce n’est pas le moment de vous reposer sur vos lauriers; il vous faut songer à votre mémoire.

           Jay Van Bavel a eu son baccalauréat en psychologie de l’Université d’Alberta (juin 2002) et a participé  à la conférence annuelle de la SCP qui s’est tenue à Vancouver, à titre d’intervenant, de modérateur et de représentant des membres du corps étudiant de premier cycle. Il compte poursuivre des études supérieures en psychologie sociale (maîtrise et doctorat) et entend, dès 2003, se constituer candidat auprès des départements de psychologie dans les universités canadiennes.

Article repris de Psynopsis, printemps 2002, p. 12.