The University has approved the following policy for all Canada Foundation for Innovation applications and awards, including those for Canada Research Chairs Infrastructure requests. Future applications will not be submitted, and future awards will not be processed, unless they follow these procedures.

The purpose of this policy is to set up a standard procurement procedure for CFI Research grants for both at the Application Stage (request for funding) and at the Post Award Stage (CFI confirm in writing that the application has been approved).

This policy must follow the respective University Purchasing policy and procedures and be compliant with external policy and legislation such as the Agreement on Internal Trade (AIT), to ensure a fair and equitable competitive bid process. The intent of a competitive bid process is to award a contract to the bidder that provides the best overall value, educational discount and other in-kind contributions to the University. In addition the process is intended to ensure that contractual business terms and conditions (such as delivery, warranty, maintenance agreement, training, CSA approval, customs brokerage, etc.) are addressed in the process.

Please contact Ray Coutu at the Purchasing Office as soon as possible to set up the process for budgeting for the infrastructure.

Purchasing Policy for the purchase of Goods and Services through Research Grants received from Canadian Foundation for Innovation (CFI).

Application for funding Stage (Pre-Award)

In order to have a standard method of assessing the proper valuation of in-kind contributions from a bidder’s quotation, the Purchasing Department (or the Researcher when the infrastructure‘s total value is under $100,000) shall request the pricing structure that will determine the fair market value of each item requested. In order to properly assess the in-kind contribution, the bidders shall provide for each item quoted, the retail price, the educational discount and the CFI in-kind contribution. Please find attached a pricing quotation form to be supplied to bidders when requesting a quotation for the CFI application. If the 20% in-kind contribution is not realized through the bidder, the researcher is responsible to confirm the balance of the funding. Please contact the Research Office for further instructions.

Post Award Stage (Application Approved)

Once the University’s Research Office has received written confirmation from CFI that the Researcher’s application has been approved, the Research Office will notify the Researcher, Research Accountant and the Purchasing Department. While the process of obtaining matching funds is in motion there is time to implement the competitive bid process. At this stage there is one to two months prior to receiving the funding.

The Purchasing Department will contact the Researcher and prepare the competitive bid process through the issue of a Request for Quotation, Request for Proposal. The competitive bid process can be complete during this time and when funding is received at the university the winning bidder will receive a confirmed purchase order for the purchase of goods and services.

Exception

At the application for funding stage, if the request for funding is significant, + ($100,000) the competitive bid process ( RFQ, RFP ) would take place at this stage rather than the Post Award stage.The vendor that will win the competitive bid process, will receive the order confirmation once the application has been approved and all the funds have been matched and received at the university. The approval and transfer of the funds could take as long as 18 months. The Purchasing Department would review the original bid with the winning bidder and make the necessary changes staying within the approved research grant.

L'Université a approuvé la politique qui suit concernant les demandes de subventions à la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI), y compris les demandes de fonds d'infrastructure aux Chaires de recherche du Canada. Dorénavant, les demandes qui ne respectent pas ces principes ne seront pas transmises et les nouvelles subventions ne seront pas traitées.

Le but de cette politique est d'établir un processus standard d'approvisionnement concernant les subventions de recherche de la FCI tant au stade de la demande de fonds qu'à celui de l'approbation (confirmation écrite de la FCI que la demande a été approuvée).

Cette politique doit être conforme à la politique et aux procédés d'approvisionnement de l'Université ainsi qu'aux politiques externes et à la législation, comme l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), afin d'assurer un processus équitable d'appel d'offres. L'intention de ce processus est d'octroyer un contrat au soumissionnaire qui offre la meilleure valeur générale, un rabais aux établissements d' enseignement et d'autres contributions en nature à l'Université. De plus, il vise à assurer que les modalités du contrat (comme la livraison, la garantie, l'entente d'entretien, la formation, l'approbation de l'ACNOR, le courtage en douanes, etc.) sont couvertes.

Politique d'achat de biens et services avec des subventions de recherche de la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI)

Stade de la demande de fonds

Afin de respecter la méthode standard de détermination de la valeur appropriée des contributions en nature exposées dans l'offre d'un soumissionnaire, le Service des achats ou le chercheur doit obtenir le barème des prix qui déterminera la juste valeur marchande de chaque article demandé. Afin d'évaluer justement la contribution en nature, le soumissionnaire doit fournir le prix de détail de chaque article indiqué, le rabais consenti aux établissements d= enseignement et la contribution en nature à la FCI. Vous trouverez en annexe le formulaire à fournir aux soumissionnaires pour demander un devis dans le cadre de la demande de fonds à la FCI. Si le soumissionnaire n'offre pas les 20 % de contributions en nature, il incombe au chercheur de confirmer le solde du financement. Veuillez communiquer avec le Bureau de la recherche pour recevoir d'autres consignes.

Stade de l'approbation des fonds (demande approuvée)

Lorsque le Bureau de la recherche de l'Université a reçu de la FCI la confirmation écrite que la demande du chercheur a été approuvée, il envoie un avis à celui-ci, à la comptable de recherche et au Service des achats. Le processus d'obtention des fonds de contrepartie donne suffisamment de temps pour lancer l'appel d'offres. À ce stade, un à deux mois peuvent s'écouler avant la réception des fonds.

Le Service des achats communiquera avec le chercheur et amorcera le processus en produisant un appel d'offres ou une demande de proposition. Le processus d'appel d'offres peut s'effectuer à ce stade et lorsque l'Université recevra les fonds, elle enverra une confirmation de commande des biens et services au soumissionnaire retenu.

Exception

Au stade de la demande de fonds, si la somme demandée est importante (plus de 100 000 $), le processus d'appel d'offres (demande de devis ou de proposition) aura lieu à ce stade plutôt qu'à celui de l'approbation. Le soumissionnaire retenu recevra la confirmation de commande lorsque la demande aura été approuvée et que la contrepartie totale des fonds aura été versée à l'Université. L'approbation et le transfert des fonds peuvent prendre jusqu'à 18 mois. Le Service des achats examinera la soumission originale avec le soumissionnaire retenu et apportera les modifications nécessaires en respectant les modalités de la subvention de recherche approuvée.

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