RULES OF THE ROAD

1. Vehicle rental is limited to 30 days or less.

2. Vehicle use is for approved University business only.

3. Only qualified drivers (G License or equivalent) over the age of 25 that have valid/unrestricted drivers license are allowed to drive a short term rental. No other employees, friends or relatives, academic or business associates shall be allowed to operate the vehicle. See Guidelines with respect to drivers 21 to 24 years old.

4. Drivers of the rental vehicle are restricted to the employee(s) that are registered or declared as drivers on the Rental Contract. A student or University volunteer that is accompanying the employee on a business trip is allowed to be added as a declared additional driver.  

5. Ontario vehicle rental contracts must show or include Laurentian University as the “RENTER”.

6. If using the Scotiabank Travel VISA Card, optional Collision coverage can be waived. Otherwise optional coverage must be purchased (see details in the Short Term Rental Procedures).

7. Now more than ever, read the literature provided by the Rental Agency. If rental originates outside of Ontario (North America only), the driver must verify with the Rental Agency – DOES THE RENTAL AGENCY AUTOMATICALLY PROVIDE THIRD PARTY LIABILITY FOR THE RENTAL VEHICLE? AM I AS THE DRIVER PROTECTED BY THIS LIABILITY INSURANCE? If the answer is negative, optional liability should be purchased if the rental contract cannot specifically include the name of “Laurentian University”.

***Preferred Option in order to ensure coverage for the employee – when renting a vehicle on Laurentian University business, the employee must rent the vehicle under a contract that includes the name of Laurentian University as the actual Renter and pay with the Laurentian University Corporate card***

RÈGLES DE BASE

1.   La location de véhicule est limitée à 30 jours ou moins.

2.  Le véhicule ne doit servir qu’à la conduite des affaires de l’Université.

3.  Seuls les conducteurs qualifiés, c’est-à-dire titulaires d’un permis de conduire valide, sans restriction (G ou équivalent) et âgés de plus de 25 ans, sont autorisés à conduire un véhicule de location à court terme. Aucun autre membre du personnel ni ami, parent, collaborateur universitaire ou associé n’est autorisé à conduire un tel véhicule (voir lignes directrices relativement aux conducteurs âgés de 21 à 24 ans).

4.   Ne peuvent conduire un véhicule de location que les membres du personnel nommément désignés dans le contrat de location. Un membre du corps étudiant de l’Université ou un bénévole, compagnon d’un membre du personnel au cours d’un voyage d’affaires, n’est autorisé à conduire un tel véhicule que s’il est déclaré dans le contrat à titre de conducteur supplémentaire.

5.  Les contrats de location automobile signés en Ontario doivent nommer l’Université Laurentienne comme le « LOCATAIRE ».

6.   Si vous réglez les frais de location avec la carte Visa Voyage de la Banque Scotia, vous pouvez décliner l’assurance collision / dommages. Dans le cas contraire, il vous faudra l’acheter (voir détails susmentionnés).

7.   Il faut plus que jamais lire la documentation fournie par l’agence de location. Si vous avez loué le véhicule hors de l’Ontario (Amérique du Nord seulement), vous devez vous renseigner sur l’assurance auprès de l’agence de location en ces termes : LE CONTRAT DE LOCATION DU VÉHICULE OFFRE-T-IL AUTOMATIQUEMENT L’ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE? SUIS-JE PROTÉGÉ PAR CETTE ASSURANCE EN TANT QUE CONDUCTEUR DU VÉHICULE? Si la réponse est la négative et que le contrat de location ne peut nommer « l’Université Laurentienne » comme le locataire du véhicule, vous devez opter pour l’assurance responsabilité civile.

***Préférence en matière de couverture d’assurance : Lorsque vous louez un véhicule pour le compte de l’Université Laurentienne, vous devez faire établir le contrat de location au nom de l’Université Laurentienne, le locataire effectif, et régler les frais de location moyennant la carte de crédit de l’Université.***