Consent to Disclosure of Personal Information

November 17, 2011

Canada’s federal granting agencies—Canadian Institutes of Health Research (CIHR), Natural Sciences and Engineering Research Council of Canada (NSERC), and Social Sciences and Humanities Research Council of Canada (SSHRC)—are committed to fostering and maintaining an environment that supports and promotes the responsible conduct of research. In early December 2011, the agencies will be releasing the Tri‑Agency Framework for the Responsible Conduct of Research, which sets out to:

‑ ensure that funding decisions made by the agencies are based on

    accurate and reliable information;

‑ ensure public funds for research are used responsibly and 

   accordance with funding agreements;

‑ promote and protect the quality, accuracy and reliability of research

   funded by the agencies; and

‑ promote fairness in the conduct of research and the process for

   addressing allegations of policy breaches.

Statistics on the agencies’ Web sites indicate that standards of integrity in the agencies’ research communities are very high, and that serious breaches are extremely rare. Until now, the agencies have not disclosed the names of individuals who have committed serious breaches. In order to ensure full accountability and transparency for the proper use of public funds in supporting research, the agencies will now require all researchers applying for funding to provide a Consent to Disclosure of Personal Information  [http://www.nserc‑crsng.gc.ca/_doc/NSERC‑CRSNG/governance‑gouvernance/consent‑consentement_eng.pdf],

allowing them, in cases of a serious breach of agency policy and subject to applicable laws, including the Privacy Act, to publicly disclose: 1) the name of the researcher; 2) the nature of the breach; 3) the name of the institution where the researcher was employed at the time of the breach; and 4) the name of the institution where the researcher is currently employed.

In determining whether a breach is serious, the agency will consider the extent to which the breach jeopardizes the safety of the public or would bring the conduct of research into disrepute. We believe the introduction of consent will further strengthen Canada’s reputation for excellence and responsible conduct in research.

Please consult the Frequently Asked Questions [http://www.nserc‑crsng.gc.ca/NSERC‑CRSNG/governance‑gouvernance/consentFAQ‑consentementFAQ_eng.asp] about the Consent to Disclosure of Personal Information or, for further information, contact sectr@nserc‑crsng.gc.ca.

Yours truly,

Alain Beaudet, President, CIHR

Suzanne Fortier, President, NSERC

Chad Gaffield, President, SSHRC

Consentement à la divulgation de renseignements personnels

Le 17 novembre 2011

Les organismes subventionnaires fédéraux, à savoir les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), se sont engagés à mettre en place et à maintenir un environnement qui encourage et favorise la conduite responsable de la recherche. Au début décembre 2011, les organismes lanceront le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche, qui vise :

‑ à faire en sorte que les décisions de financement prises par les

  organismes soient basées sur des données exactes et fiables;

‑ à faire en sorte que les fonds publics consacrés à la recherche

   soient utilisés de façon responsable conformément aux ententes

   de financement;

‑ à promouvoir et à protéger la qualité, l’exactitude et la fiabilité

   des travaux de recherche appuyés par les organismes;

‑ à promouvoir l’équité dans la conduite de la recherche et dans le

   processus d’examen des allégations de violation des politiques.

Les statistiques affichées dans le site Web des organismes indiquent que les normes en matière d’intégrité au sein des chercheurs appuyés par les organismes sont très élevées et que les cas graves de violation sont extrêmement rares. Jusqu’à maintenant, les organismes n’ont pas divulgué le nom des personnes qui ont commis de graves cas de violation. Afin de veiller à ce que les chercheurs utilisent les fonds publics à l’appui de la recherche de façon transparente et responsable, les organismes exigeront dorénavant que les chercheurs qui présentent une demande de financement signent le Consentement à la divulgation de renseignements personnels [http://www.nserc‑crsng.gc.ca/_doc/NSERC‑CRSNG/governance‑gouvernance/consent‑consentement_fra.pdf], qui leur permettra, dans le cas d’une violation grave des politiques des organismes et sous réserve des lois applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels, et dans le cas de violation grave des politiques des organismes, de divulguer publiquement 1) le nom du chercheur, 2) la nature de la violation, 3) le nom de l’établissement où a travaillé le chercheur au moment de la violation et 4) le nom de l’établissement où il travaille actuellement.

Pour déterminer si une violation est grave, les organismes tiendront compte de la mesure dans laquelle la violation compromet la sécurité du public ou jetterait le discrédit sur la conduite de la recherche. Les organismes croient que la mise en oeuvre du Consentement à la divulgation de renseignements personnels renforcera davantage la réputation du Canada en matière d’excellence et de conduite responsable de la recherche.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la Foire aux questions [http://www.nserc‑crsng.gc.ca/NSERC‑CRSNG/governance‑gouvernance/consentFAQ‑consentementFAQ_fra.asp] sur le consentement à la divulgation de renseignements personnels ou envoyer un courriel à sectr@nserc‑crsng.gc.ca.

Cordialement,

Alain Beaudet, président, IRSC

Suzanne Fortier, présidente, CRSNG

Chad Gaffield, président, CRSH